LES ARCHIVES BANCAIRES

 

Archives ou records management ?

Boulet ou Mine d’informations à exploiter ?

 

 

 

Deux approches fondamentales s’affrontent : le traitement des archives vu comme une obligation et donc comme une charge logistique de stockage, ou au contraire le traitement des archives vu comme une mine d’informations et donc comme faisant partie de son système d’informations, au sens le plus large du terme.

 

 

Dans cet article, nous exposons ces différentes approches et donnerons quelques exemples d’outre-Atlantique à ce sujet.

 

Que faire des archives bancaires ?

 

Le but de cet article est de répondre à cette question délicate et parfois épineuse que de  nombreuses banques se posent, ainsi que de rendre compte de nouvelles idées dans le domaine des archives qui proviennent souvent d’outre-Atlantique.

En effet, il existe une alternative entre deux grandes voies, dont les logiques contraires s’affrontent : d’une part, on peut considérer le traitement des archives comme une obligation ou comme une charge – bref, comme un boulet ! -, et on s’attachera donc davantage aux problèmes logistiques posés par le stockage de ces archives.

D’autre part, le traitement des archives peut être vu comme une mine d’informations s’intégrant dans le système d’informations de la banque, et même comme une source de revenus, vision plus proche de ce que l’on nomme aux U.S.A. le Records Management (ou la Gestion des Documents).

 

 

Quels sont les différents types d’archives bancaires ?

 

Les archives bancaires sont divisées en trois grandes familles :

 

1.   Les archives comptables, caractérisées par une date comptable unique (par exemple les chèques, les remises de chèques ou les compensations) c’est en général l’ensemble des documents en provenance des agences.

Elles représentent près de 70% du volume globale des archives bancaires et se caractérisent par une faible description intellectuelle.

 

2. Les archives des services, ensemble de documents générés par les services de la banque. Ces archives représentent près de 10% du volume globale des archives bancaires et se caractérisent par une forte description intellectuelle.

 

3. Les dossiers de prêts ou de crédits. Ces archives représentent près de 20% du volume globale des archives bancaires et se caractérisent par une faible description intellectuelle mais surtout par une forte sensibilité concernant la bonne conservation.

 

 

L’approche traditionnelle :

 

Dans un contexte traditionnel, sans changements majeurs dans la structure de la banque et avec un faible taux de contestations, l’approche logistique, qui insiste sur la conservation des archives bancaires plus que sur leur traitement,  est satisfaisante.

 

Pourquoi donc insister sur la conservation des archives ?

 

Tout d’abord, d’un point de vue historique, il faut souligner que cette tradition de tout conserver est inscrite dans les racines de la France : ainsi, les premières archives d’état furent créées par Philippe Auguste - en 1194 -, afin de garder une trace des actes de propriété, et surtout des impôts (déjà à l’époque...) ; de plus, la France est célèbre par son Ecole des Chartes, qui forme les conservateurs d’archives, principalement destinés à gérer les archives nationales et départementales, dont la longue tradition de gestion permet la réussite des recherches généalogiques et historiques.

 

D’autre part, conserver est un impératif juridique : en effet, la loi impose d’archiver les documents dans des «délais de conservation» assez longs (par exemple dix ans), que l’on peut consulter dans l’ouvrage du CFONB ; en outre, ces délais sont d’autant plus importants qu’en droit civil, la preuve écrite est la règle : ainsi, il est déjà arrivé qu’une banque perde plusieurs dizaines de millions de francs parce qu’elle n’avait pas su retrouver l’acte de caution original d’un prêt !

 

Par conséquent, dans l’approche traditionnelle, et toujours dans l’optique d’une conservation à moindre frais, il suffit de noter sur le registre des archives les cartons ou boîtes d’archives, avec un minimum de description, et de les stocker dans un local de la banque ou chez un sous-traitant (un garde meubles).

 

 

Mais cette approche traditionnelle pose parfois des problèmes, essentiellement devant les situations suivantes :

 

·       Lors de fusions, absorptions, le traitement des archives est une tâche non prioritaire et délaissée quelques temps. Lorsque la décision (ou l’urgence) de traiter ce dossier surgit, il s’avère alors que les registres d’archives ne sont plus à jour, ou que les systèmes de classement sont différents et non adaptés à la nouvelle organisation et surtout que la mémoire humaine fait défaut.

 

·       Cette solution demande aux services de faire la mise en boîtes de leurs documents. Généralement, cette tâche est perçue comme une corvée et laissée aux intérimaires d’été. Il s’ensuit donc une description et un classement léger, voire douteux et une incapacité à retrouver rapidement le bon document au moment voulu. Les gestionnaires sont donc amenés à garder un maximum de documents dans leurs bureaux, et par voie de conséquence à occuper des m². Or, dans l’élaboration actuelle des sièges sociaux, les surfaces de bureaux sont strictement affectés, avec un minimum de personnel préposé au classement et aux tâches administratives.

 

·       Un inconvénient majeur apparaît lorsque la durée de recherche est péniblement longue pour un service à la clientèle : si une banque met trois semaines pour remettre la photocopie d’un chèque à un client, elle peut difficilement prétendre à un service de qualité et le facturer. Les archives apparaissent alors comme une charge et non comme une source de revenus.

 

 

 

L’approche du Records Management :

 

 

L’approche de Records Management propose une exploitation plus dynamique des informations stockées dans nos salles d'archives. Plus répandue outre-Atlantique, elle s’introduit lentement dans nos organisations françaises.

 

Cette approche globale de la gestion des documents archivés impose trois préalables :

 

·       Le service à la clientèle est une priorité.

·       La gestion des archives est informatisée.

·       Le réseau existe et relie tous les services de l’organisation.

 

 

Revenons donc aux différents types de documents et analysons leur archivage sous l’angle de cette approche.

 

1.     Les archives comptables sont stockés le plus rapidement possible sur un site d’archives central, répertoriés par agence et par date comptable.

Avec une informatisation des versements et des espaces de stockage, ce service peut retrouver tout document en moins de vingt minutes ! Cette performance laisse envisager un meilleur service à la clientèle et donc une facturation mieux acceptée. L’objectif de toute réorganisation dans ce domaine doit être au minimum un équilibre budgétaire de cette activité.

 

Le graphe ci-dessous indique le nombre de demandes de documents selon la période de stockage, exprimée en jours.

 

 

 

2. Les archives des services.  

Un traitement adéquat de ces archives, ainsi qu’une organisation moderne permettent de réduire les m² de bureaux et de s’adapter aux nouvelles organisations de travail : moins de personnel préposé au classement et une plus grande réactivité aux demandes de documents.

Sous la bannière « Time to Market », plusieurs organisations financières ont organisé une meilleure circulation des informations entre les services et se sont intéressées au problème des documents archivés. Devant la problématique des descriptions intellectuelles des documents, une norme internationale est même apparue et son application permet réellement d’atteindre ces objectifs.

 

 

3. Les dossiers de prêts ont une forte sensibilité stratégique, tant au niveau du stockage que de la bonne organisation du classement et la rapidité des recherches.

 Ce caractère confidentiel leur confère une plus grande importance. C’est pourquoi ils sont généralement classés dans un endroit à l’écart et sont sous la responsabilité directe du service des prêts. En outre, ils sont souvent rangés dans des dossiers individuels (selon le nom du client) et triés en fonction de la date de destruction (dix ans après la date de fin de prêt).

 

Pourquoi ne pas numériser tous ces documents ?

 

Ce qui permettrait leur destruction immédiate, ainsi qu’un accès direct à l’information recherchée.

 

Numériser est une solution très alléchante, mais se révèle concrètement balancer entre l’utopie et le cauchemar, eu regard au caractère titanesque du travail à accomplir : nul ne saurait accepter l’idée de numériser des millions de documents alors que la consultation ne dépasse pas les trois pour mille des documents conservés !

 

De plus, une fois les documents numérisés, qui prendra la responsabilité de les supprimer, connaissant les obligations juridiques évoquées ci-dessus ?

 

 

 

Conclusion :

 

Et en quoi la gestion informatisée des archives permet-elle alors d’être plus efficace ?

 

La gestion informatisée des archives permet avant tout plus de clarté et de transparence.

 

En effet, est révolu le temps où les archives se devaient de ressembler à la cave ou au grenier, et où tout était archivé en vrac sans tenir compte des délais de conservation : on conservait, certes, mais sans pouvoir ni restituer, ni éliminer !

 

Désormais, la gestion informatisée permet de mieux ordonner les documents, et donc de les retrouver plus rapidement. Cette diminution du temps d’attente, et par voie de conséquence cette meilleure qualité de service, sont bien entendu appréciées de la clientèle.

 

Mais il s’avère qu’elles motivent aussi le personnel : tandis qu’auparavant, aller chercher un document aux archives constituait presque une punition, celui qui reçoit sur fax une copie du document quelques minutes après l’avoir demandé apprécie à sa juste mesure la portée de cette gestion informatisée des archives.

 

De plus, à long terme, on s’aperçoit que la centralisation des demandes permet de découvrir des erreurs de fonctionnement, parce qu’il est alors possible d’analyser un ensemble plus cohérent de demandes ; alors qu’auparavant, une agence recevait une plainte sur un sujet précis une fois tous les 6 mois, un service où ces plaintes sont centralisées les recevra toutes les semaines, et par conséquent cherchera plus sûrement la source de l’erreur.

 

Enfin, et c’est un des points les plus importants, il est clair que le nombre de demandes de documents est lié au nombre de réclamations. Par conséquent, quantifier les recherches aux archives revient à quantifier la qualité du service ; les statistiques des recherches, générées par la gestion informatisée des archives et généralement transmises à la direction générale, constituent dès lors un élément quantitatif de qualité.

 

En résumé, cette approche globale de gestion informatisée des archives apporte des avantages certains :

 

·       Un recensement correct de l’ensemble des documents de son organisation : aussi bien dans les services que dans les salles d’archives.

·       Une économie des m² de bureaux.

·       Des résultats pertinents lors de recherche d’informations.

·       Un meilleur service à la clientèle.

·       Un élément quantitatif de qualité.

·       Un coût relativement faible face aux solutions futuristes.